Slik får du mer ut av videomøter uten å bli helt utmattet

Videomøter har gått fra å være noe spesielt til å bli en helt vanlig del av arbeids- og studielivet. Mange opplever likevel at dagen forsvinner i skjermprat, uten at man egentlig kommer lenger.

I denne artikkelen får du konkrete grep som gjør videomøter kortere, tydeligere og mindre utmattende, samtidig som samarbeidet faktisk blir bedre.

Hvorfor videomøter tapper så mye energi

Det er ikke bare innbilning at videomøter tar mer krefter enn samtaler ansikt til ansikt. Du får mindre kroppsspråk, små forsinkelser i lyden og må konsentrere deg mer for å tolke reaksjoner. I tillegg blir du ofte sittende og se på ditt eget ansikt som en ekstra distraksjon.

Kombinasjonen gjør at hjernen jobber hardere enn du merker underveis. Resultatet kommer gjerne etter lunsj: tungt hode, kort lunte og vanskeligere å prioritere oppgaver som krever ro.

Bestem når videomøte faktisk er nødvendig

Før du sier ja til et nytt møte, stopp opp og vurder om det trengs. Mye som planlegges på video, kunne vært løst med en kort telefon, en tydelig melding eller et felles dokument som alle kommenterer i løpet av dagen.

Et enkelt spørsmål hjelper: Hva ønsker vi å ha på plass når vi avslutter? Hvis svaret er en avgjørelse, en konkret plan eller idéutvikling, kan videomøte være riktig. Hvis målet bare er å informere, finnes ofte bedre løsninger.

Gjør avtale om formål, tid og forventninger

Et videomøte uten tydelig rammestyring sklir fort ut. Når du kaller inn, skriv kort hva som skal skje, hvor lenge det varer og hva folk bør ha forberedt. Tenk maks tre hovedpunkter, ikke en lang liste som aldri rekker å bli gjennomgått.

Som deltaker kan du også be om avklaringer hvis invitasjonen er uklar. For eksempel: Hvilken avgjørelse skal vi ta på dette møtet, eller hva ønsker du at jeg skal bidra med? Det gjør det lettere å møte forberedt og mer presist.

Stram opp strukturen i selve møtet

En enkel struktur sparer alle for tid. Start med en rask runde: Hva er målet, hva rekker vi, og er det noe som må prioriteres? Deretter følger dere agendaen punkt for punkt, og parkerer sidespor som dukker opp til en egen liste.

Mot slutten av møtet, sett av noen minutter til oppsummering: Hvilke beslutninger er tatt, hvem gjør hva, og når følger vi opp? Mange opplever at dette er det viktigste, men likevel det som oftest droppes når tiden renner ut.

Reduser videotrekket: kamera, lyd og bakgrunn

Det er ikke alltid nødvendig at alle har kamera på hele tiden. For arbeidsmøter der folk sitter og jobber parallelt, kan det holde at kamera brukes i starten, når noe presenteres, og når dere oppsummerer. Resten av tiden kan dere avklare at det er greit å skru av for å få mer ro.

Bruk hodetelefoner med mikrofon hvis du kan. Det gir ofte bedre lyd, mindre støy og færre gjentagelser. Sjekk også bakgrunnen: Et nøytralt miljø eller en enkel, rolig bakgrunn i møteverktøyet gjør at andre slipper å forholde seg til alt som skjer bak deg.

Slik håndterer du lange eller mange møter

Noen dager er fulle av videomøter uansett hva du gjør. Da handler det om å gjøre dem mer overkommelige. Legg inn små pauser mellom møtene, minst fem minutter, og bruk dem på å reise deg, se vekk fra skjermen og ta noen dype pust.

Vurder også om alt må skje i sanntid. Noen typer informasjon kan spilles inn som korte videoer som andre ser når det passer, etterfulgt av et kortere fellesmøte for spørsmål og avklaringer. Det gir færre tunge økter hvor alle må være påkoblet samtidig.

Bruk chattefelt og reaksjoner smart

De fleste videoløsninger har chattefelt, håndsopprekning og reaksjonsknapper. Bruk dem for å unngå at alle snakker i munnen på hverandre, spesielt i større møter. For eksempel kan møteleder be om at spørsmål først skrives i chatten, så tas de i bolker.

Reaksjoner som tommel opp eller nikk-ikoner kan også brukes til raske avklaringer, for eksempel for å sjekke om alle er enige i en beslutning, eller om noen fortsatt har innvendinger før dere går videre.

Avklar roller: møteleder, referent og deltakere

Et videomøte blir ofte mer effektivt når rollene er tydelige. En person har ansvar for å lede, holde øye med tiden og sikre at alle slipper til. En annen kan notere beslutninger og neste steg, for eksempel direkte i et delt dokument på skjerm.

Som deltaker er det nyttig å tenke gjennom på forhånd: Hva er mitt bidrag her, og når er det mest relevant at jeg sier noe? Da er det lettere å holde fokus og unngå at møtet sklir ut i småprat eller gjentakelser.

Sett grenser og vær ærlig om kapasitet

Det er lov å si fra hvis dagen er sprengt. Du kan for eksempel foreslå å flytte et møte, korte det ned eller løse det på annen måte, som telefon eller skriftlig avklaring. Mange undervurderer hvor mottakelig andre faktisk er for slike innspill.

Hvis du deltar i et møte hvor du nesten ikke har noe å bidra med, kan du også spørre om det holder å få en kort oppsummering i etterkant. Over tid kan slike justeringer frigjøre mye tid til arbeid som krever mer konsentrasjon og mindre skjermprat.

Gjør en enkel egenvurdering innimellom

Med jevne mellomrom kan det være nyttig å se på kalenderen og spørre: Hvilke videomøter ga mest verdi, og hvilke kunne vært løst på en annen måte? Noter deg ett konkret grep du vil teste neste uke, for eksempel kortere møter eller tydeligere agenda.

Små endringer, som fem minutter oppsummering på slutten eller bevisst bruk av kamera, gir ofte mer effekt enn store omveltninger. Mange merker allerede etter noen uker at dagene føles mindre hektiske, selv om antall møter ikke har endret seg dramatisk.